Положение об архиве

органов местного самоуправления, нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству и настоящим Положением. 1.6. Работа архива организуется в соответствии с утвержденным планом работы МДОУ. Работник, ответственный за обеспечение сохранности документов, отчитывается в своей работе перед заведующим образовательного учреждения. 1.7. Контроль над деятельностью архива осуществляет заведующий МДОУ . 1.8. При смене ответственного за архив МДОУ, прием-передача документов, помещения, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт подписывается обеими сторонами, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается заведующим МДОУ. 1.9. При ликвидации МДОУ, передача документов входит в обязанность ликвидационной комиссии. 1.10. Срок действия положения не ограничен. Положение действует до принятия нового.

2. Состав документов архива

В архив поступают: 2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности МДОУ, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу. 2.2. Служебные и ведомственные издания. 2.3. Научно-справочный аппарат к документам архива (описи дел, паспорт архива, историческая справка и др.).

3. Задачи архива

Основными задачами архива являются: 3.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения. 3.2. Учет, обеспечение сохранности, упорядочение и создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве. 3.3. Осуществление контроля над формированием и оформлением дел в делопроизводстве МДОУ. 3.4. Подготовка и своевременная передача документов из архива на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив с соблюдением требований, установленных нормативными документами по архивному делу, если МДОУ является источником комплектования государственного или муниципального архива. 3.5. Подготовка и передача дел Учредителю в случае ликвидации МДОУ, если образовательное учреждение не является источником комплектования государственного или муниципального архива.

4. Функции архива

В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции: 4.1. Принимает дела не позднее чем через 1 год после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы по основным направлениям деятельности МДОУ, упорядоченные в соответствии с нормативными требованиями по архивному делу. 4.2. Составляет и представляет не позднее чем через два года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) администрации соответствующего муниципального образования или экспертно-методической комиссии (ЭМК) государственного архива для согласования и утверждения при условии, если образовательное учреждение является источником комплектования государственного или муниципального архива. В ином случае описи дел после их согласования экспертной комиссией (далее - ЭК) образовательного учреждения утверждаются заведующим МДОУ. 4.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел. 4.4. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам. 4.5. Организует использование документов:

информирует руководство и работников МДОУ о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования; в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве. 4.6. Участвует в разработке инструкции по делопроизводству в МДОУ. 4.7. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников по вопросам работы с документами. 4.8. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК МДОУ. 4.9. Организует и оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел МДОУ, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче на постоянное хранение. 4.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

5. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право: 5.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в МДОУ. 5.2. Запрашивать от работников МДОУ сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

6. Ответственность

Работник, ответственный за обеспечение сохранности документов, совместно с заведующим образовательного учреждения несет ответственность за выполнение возложенных на него обязанностей, определенных законодательством Российской Федерации, и утвержденной в установленном порядке должностной инструкцией, а именно: несоблюдение условий обеспечения сохранности документов; утрату и несанкционированное уничтожение документов; необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу, при ликвидации организации или изменении формы собственности; нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.